• “Nhớ rằng, không có thành công nào là không cần sự giúp đỡ của người khác. Khi bạn tính đến và chấp nhận tất cả những điều này, chính là bạn đã đẩy mình, đẩy những người trong nhóm của mình và những người ủng hộ bạn tới tầm cao hơn” – Khuyết danh

Trong “đồ nghề” của nhà quản lý, “uỷ thác công việc” là một trong những kỹ năng thiết yếu. Ủy thác thành công, nhà quản lý đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn.

Bạn muốn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn tham gia vào những dự án mới?

Bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động xây dựng chiến lược hay cho gia đình?

Bạn cũng muốn có thêm thời gian để “nâng cấp” bản thân, muốn mở rộng kinh doanh song vẫn phải duy trì các hoạt động đang có…?

giao-viec

Câu trả lời cho tất cả những câu hỏi trên chính là: ỦY THÁC CÔNG VIỆC!

Ủy quyền công việc hiệu quả có khả năng giúp nhà quản lý giải quyết một phần những vấn đề tương tự như đã mô tả phía trên. Tuy nhiên, cho dù biết được những lợi ích của uỷ thác công việc, nhà quản lý vẫn luôn trăn trở với nỗi lo, kiểu như: “Tôi rất muốn uỷ thác công việc tôi đã từng làm nhưng sợ rằng nhân viên mà tôi tin tưởng uỷ thác sau này có thể tách ra thành lập công ty riêng cạnh tranh trực tiếp với tôi. Hoặc một số khác bỏ sang làm cho công ty đối thủ cạnh tranh đem theo toàn bộ khách hàng; một số lợi dụng việc được uỷ thác để mưu đồ lợi ích cá nhân”.

Kinh nghiệm xấu trong quá khứ khiến nhà quản lý ngày càng còng lưng xuống dưới sức nặng của khối lượng công việc. Làm sao để có thể thoát khỏi gánh nặng đó? Một trong những giải pháp là cần thiết phải nắm rõ và thuần thục trong kỹ năng uỷ thác công việc chứ không đơn thuần coi việc uỷ thác giống như một kỹ năng “từ bỏ công việc”. Để làm được điều này, nhà quản lý phải hiểu và thành thạo trong sử dụng qui trình uỷ thác công việc, phải bíêt công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và lúc đó sẽ phải làm những gì, sau khi uỷ thác thì phải làm những gì, làm như thế nào…

Để bắt đầu, nhà quản lý cần phải thuần thục qui trình uỷ thác gồm 7 bước chia làm 3 phần như sau:

Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả

  • Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, lý do tại sao cần uỷ thác. Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức.
  • Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn và trách nhiệm sẽ được giao sẽ như thế nào.
  • Bước 3: Lựa chọn người có thể uỷ thác. Các tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian…

Phần 2: Thực hiện công việc uỷ thác

  • Bước 4: Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3). Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.
  • Bước 5: Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan. Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.

Phần 3: Phản hồi thông tin

  • Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác. Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác.
  • Bước 7: Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.

Nhà quản lý luôn phải đối đầu với những lựa chọn, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc. Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình.

Bí quyết để ủy thác thành công

1. Hãy chỉ ra càng cụ thể càng tốt việc bạn muốn ủy thác

Sẽ chẳng có kết quả gì nếu bạn thuê một người về sau đó chỉ nói chung chung là bạn muốn họ giúp đỡ giải quyết công việc ở công ty rồi sau đó phàn nàn là họ chẳng giúp được gì cho bạn. Hay bạn chờ đợi kế toán của bạn sẽ đưa ra những lời khuyên tốt trong khi chính bạn không bao giờ ngồi cùng họ để tìm hiểu xem thực tế doanh nghiệp của bạn đang ở đâu và bạn muốn nó phát triển như thế nào. Bạn phải rất rõ ràng đối với những gì bạn muốn thực hiện và bạn muốn nó được thực hiện như thế nào. Chỉ có thế thì việc ủy thác mới thành công.

2. Hãy để người khác lo cho bạn

Chúng ta sẽ cảm thấy rất nực cười nếu như có một chủ cửa hàng nào đó sau khi đã thuê người trông cửa hàng cho mình để đi nghỉ mà hàng ngày vẫn gọi cả chục cú điện thoại để kiểm tra xem có ai ở đó trông cửa hàng không, trong khi lúc nào cũng có người ở đó. Bạn phải nhận ra một điều là khi bạn đã ủy thác một việc nào đó, thì việc đó thường sẽ nằm ngoài tầm với của bạn, và bạn nên tránh việc can thiệp vào quá trình thực hiện của người khác. Hãy chờ cho tới khi nó có kết quả, bạn hãy đánh giá nó có thành công hay không.

3. Đừng ủy thác nhiều việc một lúc

Trên thực tế, nếu việc ủy thác làm cho bạn cảm thấy không thoải mái, bạn nên bắt đầu ủy thác từng việc một. Việc tự tin hơn với việc ủy thác sẽ đến theo thời gian, khi bạn cảm nhận được là việc ủy thác đã đem lại cho bạn những thành công nhất định. Khi đó, bạn sẽ sẵn sàng để ủy thác những việc khác.

4. Đừng bỏ cuộc quá sớm

Nếu quan hệ của bạn với kế toán không được tốt. Ví dụ anh ta quá hiếu thắng, thích tranh cãi và anh ta thực sự không dành nhiều thời gian quan tâm tới công việc của bạn. Thay bằng việc tạm biệt anh ta và tự làm lấy công việc kế toán (hoặc tệ hơn là đánh mất một mối quan hệ chỉ vì mình không được hài lòng cho lắm), bạn có thể tìm một người kế toán khác, người có thể làm cho bạn hài lòng hơn. Khi bạn bắt đầu tiến hành ủy thác, bạn không nhất thiết phải kiếm được đúng người ngay. Nhưng bạn phải khẳng định chắc chắn một điều là rồi bạn sẽ phải tìm đúng người, có như vậy thì việc ủy thác mới thành công.

Kết luận

Việc thực hành kỹ năng ủy thác là một việc khó, không phải bàn cãi, nhưng nếu thực hiện tốt được việc này, đây sẽ là chìa khóa để giúp bạn phát triển doanh nghiệp vững vàng và cân bằng được cuộc sống và công việc. Thậm chí ngay cả khi doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp chỉ có một người thì việc một người làm tất cả từ A đến Z cũng không thể nào giải quyết hết được mọi vấn đề. Và trong trường hợp bạn có thể căng sức ra để làm hết mọi việc, thì bạn sẽ phải trả giá bằng một cuộc sống riêng tư không mấy vui vẻ và những xích mích với gia đình vì bạn không còn thời gian dành cho họ.

Vậy nên, hãy lấy một hơi thở sâu, sau đó, bạn sắp xếp những việc nào bạn thấy nên ủy thác cho người khác hoặc cho một bên thứ ba nào đó thực hiện theo thứ tự ưu tiên (nếu bạn thực sự muốn dành thời gian để làm việc bạn muốn làm và sống vui vẻ, hạnh phúc). Những người được ủy thác sẽ giúp bạn có nhiều thời gian rảnh hơn và bạn sẽ cảm nhận được việc ủy thác có thể giúp bạn thành công như thế nào.